Mikä on kuljetusten hallintajärjestelmä (TMS)?
Kuljetusten hallintajärjestelmä (TMS) on alusta, jonka avulla kuljetusyritys suunnittelee kuljetuksia, seuraa niiden tilaa, hallitsee ajoneuvoja ja asiakirjoja sekä mittaa kustannuksia. Alla näet, mitä se tekee, mitä moduuleja siihen kuuluu ja kenelle se sopii.
Lyhyt vastaus
- TMS = ohjelmisto, joka koordinoi kuljetustoiminnan suunnittelua, toteutusta ja raportointia.
- Se suunnittelee kuljetukset: lähtöpaikka, määränpää, päivämäärä, kuljettaja ja ajoneuvo.
- Se seuraa jokaisen kuljetuksen tilaa; osa TMS-järjestelmistä lisää GPS-seurannan, 4transports ei.
- Se hallinnoi ajoneuvoja, kuljettajia, asiakirjoja (katsastus, vakuutus, tachografi) ja huoltoa.
- Se pitää kirjaa CMR-asiakirjoista ja raportoi tuotot sekä ajallaan tehdyt toimitukset.
Mitä moduuleja TMS sisältää
Kuljetusten hallintajärjestelmän pääasialliset moduulit
| Moduuli | Mitä se tekee |
|---|---|
| Kuljetussuunnittelu | Lähtöpaikka, määränpää, lasti, päivämäärä sekä kuljettajan ja ajoneuvon osoitus |
| Kuljetuksen tila | Suunniteltu → kuljetuksessa → toimitettu → laskutettu (GPS, missä sitä käytetään, tulee telematiikkapalveluntarjoajalta) |
| Kaluston hallinta | Ajoneuvot, kuljettajat, määräajat (katsastus, vakuutus, ajokortti, ammattipätevyystodistus), huolto |
| CMR-asiakirjat | Kuljetuksiin liitettyjen CMR-rahtikirjojen rekisteri |
| Raportit | Kuukausitulot, ajallaan tehdyt toimitukset, kuljetusten, ajoneuvojen ja kuljettajien määrä |
Konteksti: mihin säännöksiin se liittyy
- Ajo- ja lepoajat noudattavat asetusta (EY) N:o 561/2006 ja AETR-sopimusta.
- Tachografin tiedot on ladattava ja arkistoitava säännöllisesti.
- Kansainvälinen tavarankuljetus käyttää CMR-rahtikirjaa (CMR-yleissopimus).
- Kabotaasilla ja liikenneluvalla (ajoneuvossa oleva oikeaksi todistettu jäljennös) on omat EU-markkinasääntönsä.
Käytännön esimerkki
Esimerkki: huolintayritys, jolla on 12 rekkaa, käyttää TMS-järjestelmää kuljetusten suunnitteluun aamulla, kuljettajan ja rekan osoittamiseen ja siirtää jokaisen kuljetuksen tilasta ”suunniteltu” tilaan ”kuljetuksessa” ja sitten ”toimitettu”. Kuukauden lopussa raportti näyttää kuukauden tulot edelliseen kuukauteen verrattuna sekä ajallaan tehtyjen toimitusten osuuden.
Yleisiä virheitä
- Sekoitat TMS-järjestelmän yksinkertaiseen GPS-seurantasovellukseen – TMS kattaa koko kuljetuskierron.
- Pidät kaluston asiakirjoja (katsastus, vakuutus, tachografi) Excelissä ilman eräpäivämuistutuksia.
- Et mittaa kustannuksia kuljetusta kohden, joten et tiedä, mitkä asiakkaat tai reitit tuottavat tappiota.
Miten 4transports auttaa
- Yksi TMS kuljetuksille, kalustolle, kuljettajille, asiakkaille ja CMR-rekisterille (ei GPS:ää eikä sähköistä e-CMR:ää).
- Katsastuksen, vakuutuksen, ajokortin ja ammattipätevyystodistuksen eräpäivät sekä huollon määräajat näkyvillä.
- Kuukausittainen tuloraportti ja ajallaan tehtyjen toimitusten raportti; kuljetukset laskutetaan 4invoicesin kautta.