Tietosuojaseloste

1. Kuka on tietojesi rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä on Special Software Development SRL, verotunnus 39594308, kaupparekisterinumero J40/9725/2018, kotipaikka Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Postiosoite: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Kaikissa henkilötietoihin liittyvissä kysymyksissä tai pyynnöissä voit kirjoittaa osoitteeseen [email protected]. Rekisterinpitäjällä ei tällä hetkellä ole nimettyä tietosuojavastaavaa (DPO); pyynnöt käsitellään samassa osoitteessa.

2. Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemme vain sitä tietoa, jota tarvitsemme alla mainittuihin tarkoituksiin:

• tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys, osoite, salasana (tallennetaan vain tiivisteenä) ja tilin asetukset;
• lasku- ja maksutiedot: laskutustiedot sekä tilaus- ja maksuhistoria. Korttitiedot syötetään suoraan maksunvälittäjälle, eikä me tallenna niitä;
• käyttö- ja tekniset tiedot: IP-osoite, selaimen ja laitteen tyyppi, katsotut sivut, käynnin päivämäärä ja kellonaika sekä todennus- ja turvallisuustiedot;
• viestintä: yhteydenottolomakkeen kautta lähetetyt viestit, chat-keskustelut, tukipyynnöt ja keskustelut virtuaaliavustajan kanssa;
• markkinointitiedot: uutiskirjetilaus, viestintäasetukset, liidin lähde (kumppaniohjelma) ja annetut suostumukset;
• julkisista lähteistä saatavat tiedot yrityksistä ja niiden yhteyshenkilöistä, joita käytetään B2B-prospektointiin (ks. kohta 9).

3. Miksi käsittelemme tietoja ja millä oikeusperusteella

• Palvelun tarjoaminen, tilin luominen ja hallinta sekä tekninen tuki — sopimuksen täytäntöönpano (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta);
• laskutus, kirjanpito, verovelvoitteet ja vastaukset viranomaisille — lakisääteinen velvoite (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta);
• Palvelun turvallisuus, petosten ja väärinkäytösten estäminen, käyttölokit — oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta);
• uutiskirje, yksityishenkilöille suunnatut kaupalliset viestit, evästeet sekä analytiikka- ja mainontateknologiat — suostumus (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta), jonka voit peruuttaa milloin tahansa;
• yrityksille suunnatut kaupalliset viestit ja B2B-prospektointi, tuotekehitys — oikeutettu etu (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta), jolloin sinulla on oikeus vastustaa käsittelyä;
• oikeudellisten vaateiden puolustaminen — oikeutettu etu.

4. Evästeet ja vastaavat tekniikat

Käytämme ehdottoman välttämättömiä evästeitä (kieli, markkina, istunto, kassalla valittu tilaus), joihin ei tarvita suostumusta. Asetus-, analytiikka- ja markkinointievästeet otetaan käyttöön vasta, kun olet antanut suostumuksen evästebannerissa. Voit muuttaa tai peruuttaa valintasi milloin tahansa sivun alatunnisteen linkistä ”Evästeasetukset”. Täydellinen luettelo, jossa on evästeiden nimet, tarkoitus ja kesto, on evästekäytännössä.

5. Kenelle luovutamme tietoja (vastaanottajat)

Tietoihin pääsevät käsiksi vain henkilöstö, joka niitä tarvitsee, sekä palveluntarjoajat, jotka käsittelevät niitä puolestamme sopimuksen perusteella (henkilötietojen käsittelijät). Palveluntarjoajien ryhmät:

• isännöinti ja infrastruktuuri: Hetzner (Euroopan unioni); toimitusverkko ja suojaus: Cloudflare;
• maksujen käsittely: Stripe, Netopia;
• transaktioviestit, tekstiviestit ja ilmoitukset: sähköposti- ja tekstiviestipalveluntarjoajat;
• analytiikka ja mainonta (vain suostumuksellasi): Google, Meta, OpenAI;
• tekoälyominaisuudet: mallien tarjoajat (esimerkiksi Anthropic, OpenAI), ks. kohta 11;
• verkkokokoukset ajanvaraussovelluksessa: Daily.co tai Jitsi;
• viranomaiset, kun laki sitä vaatii (esimerkiksi veroviranomaiset sähköisen laskutuksen osalta);
• Voimme lähettää ajantasaisen luettelon palveluntarjoajista ja niiden tehtävistä pyynnöstä osoitteeseen [email protected].

6. Siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajista (esimerkiksi Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) voi käsitellä tietoja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, erityisesti Yhdysvalloissa. Siirrämme tietoja vain GDPR:n mukaisin suojatoimin: joko tietosuojan riittävyyttä koskevalla päätöksellä (mukaan lukien EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehys sertifioiduille palveluntarjoajille) tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla. Voit pyytää kopion sovellettavista suojatoimista osoitteesta [email protected].

7. Kuinka kauan säilytämme tietoja

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tarkoitukseen, johon ne kerättiin:

• tilitiedot: niin kauan kuin tili on aktiivinen ja enintään 30 päivää tilin poistamisesta tai tilauksen päättymisestä;
• laskut ja kirjanpitoaineisto: 10 vuotta kirjanpitoa koskevan lainsäädännön edellyttämällä tavalla;
• käyttö- ja turvallisuuslokit (IP-osoitteet mukaan lukien): enintään 90 päivää; todennustiedot: enintään 12 kuukautta;
• virtuaaliavustajan ja chatin keskustelut: enintään 6 kuukautta;
• yhteydenottoviestit ja tukipyynnöt: enintään 24 kuukautta sulkemisen jälkeen;
• uutiskirje ja suostumukset: kunnes suostumus peruutetaan, sekä suostumuksen todiste vanhentumisajan ajaksi;
• B2B-prospektointitiedot: enintään 12 kuukautta ilman vastausta tai kunnes vastustat käsittelyä;
• salatut varmuuskopiot ylikirjoitetaan enintään 12 kuukauden kuluessa.

8. Oikeutesi

GDPR:n mukaan sinulla on oikeus: saada pääsy tietoihisi; oikaista ne; pyytää niiden poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”); rajoittaa käsittelyä; siirtää tietosi; vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia; peruuttaa suostumus vaikuttamatta aiemman käsittelyn laillisuuteen; sekä olla joutumatta päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn. Lähetä pyyntösi osoitteeseen [email protected]; vastaamme yhden kuukauden kuluessa (monimutkaisissa pyynnöissä määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella, josta ilmoitamme sinulle). Voit muokata profiilitietoja ja suostumuksia tilisi paneelista. Saatamme pyytää henkilöllisyytesi todistamista tietojesi suojaamiseksi.

9. B2B-prospektointi ja julkisista lähteistä saatavat tiedot

Ottaaksemme yhteyttä yrityksiin, jotka voivat olla kiinnostuneita palveluistamme, käytämme julkisista lähteistä saatavia tietoja yrityksistä ja niiden yhteyshenkilöistä (esimerkiksi kaupparekisteri, veroviranomainen, julkiset luettelot, verkkokartat): yrityksen nimi, verotunnus, osoite, johtajat ja ammatilliset yhteystiedot. Käsittelyn peruste on oikeutettu etumme; olemme arvioineet sen kirjallisesti (tasapainotesti), emmekä ota yhteyttä henkilöihin, jotka ovat vastustaneet käsittelyä.

Jos saat meiltä tällaisen viestin, ensimmäisessä viestissä kerrotaan, keitä olemme, mistä lähteestä saimme tietosi ja miten voit pyytää niiden poistamista tai vastustaa käsittelyä. Voit vastustaa käsittelyä milloin tahansa osoitteessa [email protected] tai viestin linkistä; lisäämme osoitteesi estolistalle, jota kunnioitamme.

10. Asiakkaidemme sovelluksiin syöttämät tiedot

Kun käytät ekosysteemin tuotetta omassa liiketoiminnassasi (esimerkiksi CRM, henkilöstöhallinto, laskutus, ajanvaraus, klinikat, vastaanotot), sovellukseen syöttämiesi ihmisten tietoja (asiakkaidesi, työntekijöidesi, potilaidesi, opiskelijoidesi) käsittelet sinä rekisterinpitäjänä. Me toimimme henkilötietojen käsittelijänä, vain ohjeidesi mukaisesti ja henkilötietojen käsittelysopimuksen perusteella (GDPR:n 28 artikla). Jos olet henkilö, jonka tiedot on syöttänyt yksi asiakkaistamme, ota ensin yhteyttä kyseiseen asiakkaaseen.

11. Tekoälyominaisuudet

Osa ominaisuuksista (esimerkiksi virtuaaliavustaja, ehdotukset tai yhteenvedot) lähettää tekstisi tekoälymallien tarjoajille, jotka käsittelevät tietoja vain palauttaakseen tuloksen meille. Siltä osin kuin tarjoajan sopimus tai asetukset sen sallivat, emme salli tarjoajan käyttää sisältöäsi mallien kouluttamiseen, emmekä tee sinua koskevia oikeusvaikutteisia päätöksiä pelkästään automaattisin keinoin. Älä syötä näihin ominaisuuksiin tietoja, joita ei tarvita, erityisesti arkaluonteisia tietoja.

12. Tietoturva

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä: salatut yhteydet (HTTPS), salasanojen tiivistäminen, roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta, käyttölokit, arkaluonteisten kenttien salaus tarvittaessa, salatut varmuuskopiot sekä ympäristöjen erottaminen toisistaan. Jos sinua koskeva henkilötietojen tietoturvaloukkaus tapahtuu, ilmoitamme siitä valvontaviranomaiselle ja tarvittaessa sinulle lakisääteisissä määräajoissa.

13. Alaikäiset

Palvelu on tarkoitettu henkilöille, joilla on täysi oikeustoimikelpoisuus, eikä se ole suunnattu alle 16-vuotiaille. Opiskelijoiden tai lasten tiedot koulutussovelluksissa syöttää koulu tai vanhempi rekisterinpitäjänä.

14. Muutokset tähän selosteeseen

Kun seloste muuttuu olennaisesti, päivitämme voimassaoloajankohdan ja jos muutos vaikuttaa sinuun merkittävästi, ilmoitamme siitä sähköpostitse tai palvelussa.

15. Yhteystiedot ja valitukset

Kysymykset ja pyynnöt: [email protected] tai postitse osoitteeseen Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Sinulla on oikeus tehdä valitus Romanian kansalliselle henkilötietojen käsittelyn valvontaviranomaiselle (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bukarest, www.dataprotection.ro, tai asuinmaasi EU-valtion valvontaviranomaiselle.