Vos ordres de transport restent-ils dans un tableur ?

4transports est un logiciel de gestion du transport pour les entreprises de transport routier. Il rassemble les ordres de transport, l'affectation des véhicules et des chauffeurs, les clients, l'entretien des véhicules et le registre des lettres de voiture CMR. Pour une entreprise belge, cela représente une seule base de travail, du départ de la mission jusqu'au document de transport.

Du transport commandé à la lettre de voiture

Chaque ordre de transport commence par l'enregistrement de la mission et du client. Vous lui affectez ensuite un véhicule et un chauffeur tirés de vos registres, puis vous faites évoluer son statut au fil de l'exécution. Lorsque la facture est établie en dehors de la plateforme, vous passez l'ordre au statut « facturée » vous-même.

4transports ne calcule pas la facturation et n'envoie pas de notifications automatiques : le suivi de chaque ordre reflète les informations que vous saisissez. Le registre CMR est directement lié à l'ordre concerné, de sorte que la lettre de voiture d'une mission se retrouve sans recherche dans un autre fichier. Une seule base sert ainsi au planning, à l'administration et aux documents de transport.

La lettre de voiture CMR pour le transport depuis et vers la Belgique

La convention relative au contrat de transport international de marchandises par route (CMR, Genève, 1956) s'applique lorsque le lieu de prise en charge et le lieu de livraison se trouvent dans deux pays différents, dont au moins un est partie à la convention. La Belgique en est partie : tout transport entre la Belgique et un autre pays entre donc dans son champ. Un transport effectué entièrement sur le territoire belge n'y est pas soumis.

La lettre de voiture CMR confirme la conclusion du contrat et la prise en charge des marchandises. Elle est établie en trois exemplaires, signés par l'expéditeur et le transporteur. L'absence ou la perte de ce document n'affecte pas l'existence du contrat, qui reste régi par la convention. Dans 4transports, le registre CMR vous permet d'enregistrer et de gérer ces lettres de voiture, chacune rattachée à son ordre de transport.

Numéros BCE et TVA sur vos documents, entretien de vos véhicules

Une entreprise belge est identifiée par son numéro BCE (Banque-Carrefour des Entreprises), appelé KBO en néerlandais. Il s'agit d'un numéro à dix chiffres, attribué à toute entité inscrite et consultable dans la recherche publique. Le numéro de TVA se forme en ajoutant le préfixe BE à ces dix chiffres, mais seules les entreprises assujetties à la TVA disposent d'un numéro de TVA utilisable.

Reportez ces deux numéros sur les documents clients et les factures que vous établissez par ailleurs, après les avoir vérifiés : la recherche publique BCE indique le statut de l'entreprise et son statut TVA, et le système VIES de l'Union européenne contrôle un numéro de TVA belge. Dans 4transports, vous tenez à jour la fiche de chaque véhicule : le plan d'entretien et l'historique des interventions vous permettent de garder une trace de ce qui a été fait et de ce qui reste à faire.

Rapports de synthèse pour piloter votre activité

Les rapports de synthèse présentent votre activité de transport à partir des données que vous saisissez : ordres de transport, véhicules, chauffeurs et clients. Ils donnent une vue d'ensemble sans obliger à reprendre les dossiers un par un, ce qui est utile pour préparer un point régulier avec votre comptable ou votre gestionnaire.

Un rapport n'est fiable que si la saisie l'est. Un statut non mis à jour, un ordre sans chauffeur affecté ou un véhicule mal renseigné se retrouve tel quel dans la synthèse. Vos données restent dans votre compte et ne sont partagées avec aucun autre produit.