Opas: näin valitset kuljetuksenhallintaohjelmiston (TMS)
Hyvä kuljetuksenhallintaohjelmisto (TMS) kokoaa reittisuunnittelun, kaluston hallinnan, kuljetusasiakirjat ja kustannusraportoinnin yhteen paikkaan. Väärä valinta pirstaloi tiedot ja kuormittaa disponentin. Tämä opas näyttää, miten kuljetuksenhallintaohjelmisto valitaan: olennaiset ominaisuudet, valintakriteerit ja se, mitä kannattaa tarkistaa ennen sopimuksen allekirjoittamista.
Olennaiset kriteerit (lyhyt vastaus)
- Tarkista olennaiset ominaisuudet: reittisuunnittelu ja reittien optimointi, kaluston GPS-seuranta, kaluston hallinta (ajoneuvot, kuljettajat, asiakirjat) ja kustannusraportointi kuljetuskohtaisesti.
- Kysy, tukeeko ohjelma kuljetusasiakirjoja: CMR ja e-CMR, toimitusvahvistus (POD) sekä hälytykset katsastuksen, vakuutuksen, liikenneluvan ja tahografikortin vanhenemisesta.
- Testaa integraatio: suunnittelun, GPS-telemetrian ja asiakirjojen on käytettävä samaa tietokantaa, eikä tietoja saa viedä käsin taulukkolaskentaan.
- Arvioi kokonaiskustannus: tilaus, disponenttien koulutus, tuki ja aika, joka kuluu nykyisten kalusto- ja kuljettajatietojen siirtoon.
Olennaiset ominaisuudet
- Reittisuunnittelu: kuljetuskohtainen suunnittelu lähtöpaikan, määränpään, päivämäärän ja lastin mukaan; matka syötetään käsin.
- Kaluston GPS-seuranta (erillinen palvelu): reaaliaikainen sijainti, telemetria, geoaitaus ja reittihistoria.
- Kaluston hallinta: ajoneuvot, kuljettajat ja heidän asiakirjansa (katsastus, vakuutus, liikennelupa, tahografi), termenet ja suunniteltu kunnossapito.
- CMR-rahtikirjojen kirjaus kuljetuksiin sekä tulo- ja ajoissa toimitusten raportit.
Taulukko: erikoistunut TMS vs. erilliset työkalut
Monet rahtiyritykset aloittavat GPS-seurannasta palveluntarjoajalta, taulukkolaskentatiedostosta kuljetuksista ja kansion täydestä paperisia CMR-rahtikirjoja. Alla oleva taulukko vertaa pirstaloitunutta tapaa erikoistuneeseen kuljetuksenhallintaohjelmistoon niiden kriteerien mukaan, jotka ovat tärkeitä päivittäisessä disponoinnissa.
Erilliset työkalut vs. kuljetuksenhallintaohjelmisto
| Kriteeri | Erilliset työkalut | Erikoistunut ohjelmisto (TMS) |
|---|---|---|
| Kuljetustiedot | Hajallaan taulukkolaskennoissa ja paperilla | Keskitetty, suunnitelmasta toimitettuun tilaan asti |
| Kaluston asiakirjat | Tarkistetaan käsin, helppo unohtaa | Termenet näkyvissä ajoneuvoittain ja kuljettajittain |
| Kustannusraportit | Laskenta käsin, vaikea eritellä kuljetuksittain | Hinta ja tulo kuljetuskohtaisesti sekä kuukausiraportti |
Yleisimmät virheet
- Valitaan hinnan perusteella ja jätetään huomiotta seurannan, suunnittelun ja asiakirjojen välinen integraatio.
- Erillisten moduulien (GPS, disponointi, CMR) ostaminen, jotka eivät keskustele keskenään.
- Disponenttien koulutuksen ohittaminen — järjestelmää käytetään väärin.
Miten 4transports auttaa
- Kuljetukset, ajoneuvot, kuljettajat, asiakkaat, CMR-rekisteri ja kunnossapito samassa järjestelmässä, ja jokaisella kuljetuksella on tilakulku.
- 4transports ei tee GPS-seurantaa, automaattista reittien optimointia eikä e-CMR:ää: ne jäävät erikoistuneille palveluntarjoajille.
- Kuukausiraportti tuloista ja ajoissa toimitetuista kuljetuksista; kuljetukset laskutetaan 4invoicesin kautta.