Planificación de rutas de transporte: guía práctica para pequeñas y medianas empresas de transporte
En una empresa de transporte pequeña o mediana, las rutas suelen hacerlas el jefe de tráfico, con el mapa, el teléfono y la experiencia. Así también se puede hacer bien, siempre que sigas unas reglas sencillas y midas el resultado. A continuación tienes los pasos de planificación, las cifras que vale la pena seguir y el momento en que un programa específico de optimización de rutas empieza a compensar.
Los pasos de planificación (respuesta corta)
- Reúne los pedidos del día o de la semana y agrúpalos por zona y por ventana de carga/descarga.
- Para cada viaje largo, busca ya al planificar una carga de retorno desde la zona de descarga.
- Comprueba la distancia y los costes de carretera (peajes, viñetas, tasas por kilómetro en otros países) antes de dar el precio.
- Calcula el tiempo de conducción: máximo 9 horas al día (10, dos veces por semana), pausa de 45 minutos tras 4,5 horas, máximo 56 horas a la semana (Reg. (CE) 561/2006).
- Asigna el conductor y el vehículo adecuados a la capacidad y los plazos (ITV, seguro, CAP) y anota la distancia estimada.
- Tras la entrega, compara la fecha y los kilómetros previstos con los reales y corrige tus reglas para la próxima vez.
Las cifras que vale la pena seguir
- Porcentaje de kilómetros en vacío: kilómetros sin carga divididos entre los kilómetros totales, por vehículo y por mes.
- Coste por kilómetro: combustible, peajes, salarios, leasing, seguro y mantenimiento, divididos entre los kilómetros recorridos.
- Ingreso por kilómetro de cada viaje, para ver qué clientes y qué rutas dan dinero de verdad.
- El porcentaje de entregas a tiempo respecto a la fecha prevista.
Cuándo compensa un programa de optimización de rutas
Planificación manual frente a un programa específico de optimización de rutas
| Situación | Basta con la planificación manual | Compensa un programa específico |
|---|---|---|
| Tipo de viajes | Cargas completas, pocas paradas | Distribución con decenas de paradas al día |
| Tamaño de la flota | Pocos vehículos, un jefe de tráfico | Muchos vehículos y rutas diarias |
| Restricciones | Ventanas de entrega amplias | Ventanas estrictas, restricciones para camiones |
Errores frecuentes
- Aceptas un viaje sin pensar en el retorno, así que el camión vuelve vacío.
- Das el precio según la distancia del mapa, sin peajes ni tiempo de espera en la carga.
- Planificas sin las pausas obligatorias, y la entrega "a tiempo" se vuelve legalmente imposible.
- Nunca comparas lo planificado con la realidad, así que los mismos errores se repiten.
Ejemplo
Ejemplo ilustrativo: un camión lleva mercancía de Zaragoza a Lyon y vuelve vacío, unos 700 km sin ingresos. Si el jefe de tráfico busca con antelación una carga de Francia hacia España, los mismos kilómetros generan dinero en ambos sentidos. Las cifras dependen del mercado; la idea es que el retorno se planifica junto con la ida, no después.
Cómo te ayuda 4transports
- 4transports no optimiza las rutas automáticamente: planificas cada viaje a mano, con origen, destino, fecha, mercancía y la distancia que introduces tú.
- Asignas el conductor y el vehículo y ves sus plazos (ITV, seguro, permiso de conducir, CAP) en el mismo lugar.
- Sigues el estado del viaje (planificado, en tránsito, entregado, facturado), y el informe muestra los ingresos mensuales y el porcentaje de entregas a tiempo.
- Si usas un programa de optimización de rutas, sigue siendo un producto aparte que se usa junto a 4transports.