Mikä on toimitustodistus (POD) ja miten vältän rahtiriidat?
Toimitustodistus eli POD on määränpäässä allekirjoitettu asiakirja, joka vahvistaa tavaran saapumisen ja sen kunnon. Ilman PODia et saa maksua etkä voi puolustautua riidassa. Alla näet, mitä sen on sisällettävä.
Lyhyt vastaus
- POD on allekirjoitettu ja leimattu rahtikirjan kappale, joka palautetaan kuljettajalle purkamisen jälkeen.
- Sen on sisällettävä toimituspäivä ja -aika, allekirjoittajan nimi sekä mahdolliset huomautukset tavaran kunnosta.
- Huomautukset kirjataan paikan päällä purettaessa; myöhemmin lisätyllä huomautuksella on heikko todistusarvo.
- Päiväyksellä, kellonajalla ja GPS-sijainnilla varustetut kuvat täydentävät PODia ja auttavat ratkaisemaan kiistoja.
- Monet kuljetussopimukset sitovat maksuajan PODin vastaanottamiseen, joten myöhässä oleva POD tarkoittaa myöhässä olevaa maksua.
Mitä laki ja käytäntö sanovat (lyhyesti)
- CMR-yleissopimuksen mukaan rahtikirja laaditaan kolmena alkuperäiskappaleena, joista yksi jää kuljettajalle.
- Huomautusten puuttuminen toimituksessa luo olettaman, että tavara vastaanotettiin hyvässä kunnossa.
- Näkyvistä vaurioista reklamaatio tehdään toimituksessa; piilevistä vaurioista yleissopimuksen lyhyessä määräajassa.
- e-CMR-pöytäkirja sallii sähköiset allekirjoitukset, joten POD voi olla täysin digitaalinen.
- POD on tukiasiakirja, joka liitetään kuljetuslaskuun huolintayrityksen kanssa tehtävässä suhteessa.
Käytännön esimerkki
Esimerkki: purettaessa Saksassa varasto allekirjoittaa rahtikirjan merkinnällä, että yksi lava on vaurioitunut. Kuljettaja kuvaa lavan, ja kuvassa on aikaleima 14.12 ja varaston koordinaatit. Kolme viikkoa myöhemmin asiakas reklamoi kahta vaurioitunutta lavaa. Kuvat ja kirjallinen huomautus rajoittavat korvauksen yhteen lavaan.
Yleisiä virheitä
- Hyväksyt allekirjoituksen ilman selvää nimeä ja leimaa, joten et voi todistaa, kuka tavaran vastaanotti.
- Jätät PODin ohjaamoon viikoiksi, joten lasku menee asiakkaalle myöhään.
- Kuvaat tavaran ilman päiväystä, kellonaikaa ja paikkaa, joten kuva ei todista mitään.
- Et kirjaa huomautuksia purettaessa, vaikka pakkaus on selvästi vaurioitunut.
- Lähetät skannatun PODin viestisovelluksella arkistoimatta sitä kuljetukselle.
Miten 4transports auttaa
- 4transports ei kerää toimitustodistuksia: sillä ei ole kuljettajasovellusta, sähköistä allekirjoitusta eikä kuvia.
- Merkitset kuljetuksen toimitetuksi toimituspäivän kanssa, ja sen CMR pysyy kirjattuna rekisteriin.
- Toimitettujen mutta vielä laskuttamattomien kuljetusten luettelo näyttää, mikä on laskutettava 4invoicesin kautta.