Guía: cómo elegir un software de gestión de transporte (TMS)
Un buen software de gestión de transporte (TMS) reúne en un solo lugar la planificación de rutas, el seguimiento de la flota, los documentos de transporte y los informes de costes. Una mala elección fragmenta tus datos y sobrecarga al jefe de tráfico. Esta guía explica cómo elegir un software de gestión de transporte: las funciones esenciales, los criterios de selección y qué comprobar antes de firmar.
Los criterios esenciales (respuesta breve)
- Comprueba las funciones esenciales: planificación y optimización de rutas, localización GPS de la flota, gestión de flota (vehículos, conductores, documentos) e informes de coste por viaje.
- Pide soporte para los documentos de transporte: CMR y e-CMR, prueba de entrega (POD) y avisos de caducidad de la ITV, el seguro, la tarjeta de transporte y la tarjeta de tacógrafo.
- Prueba la integración: la planificación, la telemetría GPS y los documentos deben compartir la misma base de datos, sin exportaciones manuales a una hoja de cálculo.
- Calcula el coste total: suscripción, formación de los jefes de tráfico, soporte y el tiempo necesario para migrar los datos actuales de flota y conductores.
Las funciones esenciales
- Planificación y optimización de rutas, con distancia, tiempo estimado y consumo de combustible.
- Localización GPS de la flota: posición en tiempo real, telemetría, geocercas e historial de rutas.
- Gestión de flota: vehículos, conductores y su documentación (ITV, seguro, copia certificada de la autorización de transporte, tacógrafo), con avisos de caducidad y mantenimiento planificado.
- Documentos CMR y e-CMR, notificaciones de entrega con ETA e informes de costes por viaje y por vehículo.
Tabla: TMS específico frente a herramientas separadas
Muchas empresas de transporte empiezan con el GPS de un proveedor de localización, una hoja de cálculo de viajes y un archivador de CMR en papel. La tabla compara este enfoque fragmentado con un software de gestión de transporte específico, según los criterios que importan cada día en el departamento de tráfico.
Herramientas separadas frente a software de gestión de transporte
| Criterio | Herramientas separadas | Software específico (TMS) |
|---|---|---|
| Datos de los viajes | Dispersos en hojas de cálculo y papel | Centralizados, desde la planificación hasta la prueba de entrega |
| Documentación de la flota | Revisada a mano, fácil de olvidar | Avisos automáticos de caducidad de ITV/seguro/permiso |
| Informes de costes | Cálculo manual, difícil de desglosar por viaje | Coste por viaje y por vehículo, automático |
Errores frecuentes
- Elegir por precio sin tener en cuenta la integración entre localización, planificación y documentos.
- Comprar módulos separados (GPS, tráfico, CMR) que no se comunican entre sí.
- Saltarse la formación de los jefes de tráfico: el sistema acaba mal utilizado.
Cómo te ayuda 4transports
- Viajes, vehículos, conductores, clientes, el registro de CMR y el mantenimiento en un solo sistema, con un flujo de estados en cada viaje.
- 4transports no ofrece localización GPS, optimización automática de rutas ni e-CMR: eso queda en manos de proveedores especializados.
- Un informe mensual de ingresos y de entregas a tiempo, con los viajes facturados a través de 4invoices.