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Ratgeber: So wählen Sie die richtige Transportmanagement-Software (TMS)
Eine gute Transportmanagement-Software (TMS) bündelt Tourenplanung, Flottenortung, Transportdokumente und Kostenauswertung an einem Ort. Die falsche Wahl zersplittert Ihre Daten und überlastet die Disposition. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie eine Transportmanagement-Software auswählen: die wichtigsten Funktionen, die Auswahlkriterien und was Sie vor der Unterschrift prüfen sollten.
Die wichtigsten Kriterien (Kurzantwort)
- Prüfen Sie die Kernfunktionen: Tourenplanung und -optimierung, GPS-Flottenortung, Fuhrparkverwaltung (Fahrzeuge, Fahrer, Dokumente) und Kostenauswertung pro Fahrt.
- Fragen Sie nach der Unterstützung von Transportdokumenten: CMR und e-CMR, Ablieferungsnachweis (POD) sowie Erinnerungen an den Ablauf von Hauptuntersuchung (HU), Versicherung, Güterkraftverkehrserlaubnis und Fahrerkarte.
- Testen Sie die Integration: Planung, GPS-Telematik und Dokumente müssen auf derselben Datenbasis arbeiten, ohne manuellen Export in eine Tabelle.
- Schätzen Sie die Gesamtkosten: Abonnement, Schulung der Disponenten, Support und den Aufwand für die Übernahme bestehender Fahrzeug- und Fahrerdaten.
Die wichtigsten Funktionen
- Tourenplanung und -optimierung mit Entfernung, voraussichtlicher Fahrzeit und Kraftstoffverbrauch.
- GPS-Flottenortung: Position in Echtzeit, Telematik, Geofencing und Fahrtenhistorie.
- Fuhrparkverwaltung: Fahrzeuge, Fahrer und ihre Dokumente (HU, Versicherung, beglaubigte Abschrift der Erlaubnis, Fahrerkarte) mit Ablauferinnerungen und geplanter Wartung.
- CMR- und e-CMR-Dokumente, Zustellbenachrichtigungen mit ETA sowie Kostenauswertungen pro Fahrt und pro Fahrzeug.
Tabelle: spezialisiertes TMS vs. Einzellösungen
Viele Transportunternehmen beginnen mit GPS von einem Ortungsanbieter, einer Tabelle für die Fahrten und einem Ordner mit Papier-CMR. Die folgende Tabelle vergleicht diesen zersplitterten Ansatz mit einer spezialisierten Transportmanagement-Software – anhand der Kriterien, die in der täglichen Disposition zählen.
Einzellösungen vs. Transportmanagement-Software
| Kriterium | Einzellösungen | Spezialisierte Software (TMS) |
|---|---|---|
| Fahrtdaten | Verstreut auf Tabellen und Papier | Zentral, von der Planung bis zum Ablieferungsnachweis |
| Fahrzeugdokumente | Manuell geprüft, leicht vergessen | Automatische Erinnerungen bei Ablauf von HU/Versicherung/Erlaubnis |
| Kostenauswertungen | Manuelle Berechnung, pro Fahrt schwer aufzuschlüsseln | Kosten pro Fahrt und pro Fahrzeug, automatisch |
Häufige Fehler
- Nach dem Preis entscheiden und die Integration von Ortung, Planung und Dokumenten außer Acht lassen.
- Einzelne Module (GPS, Disposition, CMR) kaufen, die nicht miteinander kommunizieren.
- Die Schulung der Disponenten auslassen – das System wird dann falsch genutzt.
So hilft Ihnen 4transports
- Fahrten, Fahrzeuge, Fahrer, Kunden, CMR-Register und Wartung in einem System, mit einem Statusablauf für jede Fahrt.
- 4transports bietet keine GPS-Ortung, keine automatische Tourenoptimierung und kein e-CMR: Dafür bleiben spezialisierte Anbieter zuständig.
- Ein monatlicher Bericht zu Umsatz und pünktlichen Lieferungen; die Fahrten werden über 4invoices abgerechnet.