GPS-Flottenortung: was sie ist, was sie kostet und wie Sie einen Anbieter wählen
GPS-Flottenortung ist eine eigene Produktkategorie: Ein im Fahrzeug eingebautes Gerät sendet Position und Betriebsdaten an die Plattform eines Telematikanbieters. Dieser Leitfaden erklärt, was Sie bekommen, wie abgerechnet wird, welche Pflichten Sie gegenüber Ihren Fahrern haben und wie das mit der Software zusammenpasst, in der Sie Ihre Fahrten führen. Vorab ganz klar: 4transports bietet keine GPS-Ortung.
Was ein GPS-Flottensystem leistet (kurze Antwort)
- Es zeigt die Fahrzeugposition auf einer Karte, aktualisiert in einem vom Anbieter festgelegten Intervall.
- Es speichert den Fahrtverlauf: wo das Fahrzeug gefahren ist, wo es gehalten hat und wie lange.
- Es kann Betriebsdaten erfassen – Kilometer, Leerlauf, Geschwindigkeit, teils Verbrauch – über eine Verbindung zum Fahrzeug.
- Es kann Warnungen senden, wenn das Fahrzeug eine festgelegte Zone betritt oder verlässt (Geofencing).
Kosten und Verträge
- Üblicherweise zahlen Sie für das Gerät (gekauft oder inklusive), den Einbau und ein monatliches Abonnement pro Fahrzeug.
- Prüfen Sie die Mindestvertragslaufzeit und was bei Vertragsende mit dem Gerät geschieht.
- Fragen Sie, wem die Daten gehören, wie lange der Verlauf gespeichert wird und ob Sie ihn exportieren können.
- Lassen Sie sich den Gesamtpreis schriftlich geben: Grund- und Zusatzfunktionen werden oft getrennt berechnet.
DSGVO: Ihre Pflichten bei der Ortung von Fahrern
- Die Position eines Fahrzeugs, das eine identifizierbare Person fährt, ist ein personenbezogenes Datum.
- Legen Sie den Zweck fest (Ladungssicherheit, Arbeitsorganisation) und informieren Sie die Fahrer vor dem Einbau schriftlich.
- In Deutschland gelten für die Überwachung von Beschäftigten zusätzliche Regeln (§ 26 BDSG), und ein vorhandener Betriebsrat hat bei technischen Überwachungseinrichtungen ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
- Darf der Fahrer das Fahrzeug auch privat nutzen, regeln Sie, wie die Ortung abgeschaltet oder eingeschränkt wird.
- Speichern Sie die Daten nur so lange, wie der Zweck es erfordert, und beschränken Sie, wer sie sehen darf.
So wählen Sie einen Anbieter
Worauf Sie bei der Wahl eines GPS-Ortungsanbieters achten sollten
| Kriterium | Was Sie fragen sollten |
|---|---|
| Abdeckung | Funktioniert es in allen Ländern, in denen Sie fahren? |
| Daten | Wie viel Verlauf wird gespeichert und in welchem Exportformat? |
| Support | Wer repariert das Gerät und wie schnell? |
| Vertrag | Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Vertragsstrafen? |
GPS und TMS: was jedes System leistet
Ein GPS-System beantwortet die Frage „Wo ist der Lkw gerade?“. Eine Transportmanagement-Software beantwortet „Welche Fahrten habe ich, für wen, mit welchem Fahrer und was stelle ich in Rechnung?“. Es sind unterschiedliche Produkte mit unterschiedlichen Abonnements, und viele Unternehmen nutzen beide.
So hilft Ihnen 4transports
- 4transports bietet keine GPS-Ortung, zeigt keine Fahrzeugpositionen und hat kein Geofencing; ein GPS-Anbieter ist ein separates Abonnement.
- Sie verfolgen den Fahrtstatus (geplant, unterwegs, zugestellt, abgerechnet), den der Disponent aktualisiert.
- Fahrzeuge und Fahrer haben ihren Status und ihre Fristen (Hauptuntersuchung, Versicherung, Führerschein, Fahrerqualifizierung), und die Wartung wird pro Fahrzeug erfasst.
- Zugestellte Fahrten werden über 4invoices abgerechnet.