Integritetspolicy

1. Vem som är personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig är Special Software Development SRL, skatte-ID 39594308, registrerat i handelsregistret under nr J40/9725/2018, med säte på Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Postadress: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

För frågor eller önskemål om personuppgifter skriver du till [email protected]. Den personuppgiftsansvarige har för närvarande inte utsett något dataskyddsombud (DPO); ärenden hanteras under samma adress.

2. Vilka uppgifter vi behandlar

Vi behandlar endast de uppgifter som vi behöver för nedanstående ändamål:

• kontouppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, företag, adress, lösenord (lagras endast som hash) och kontoinställningar;
• fakturerings- och betalningsuppgifter: fakturauppgifter samt prenumerations- och betalningshistorik. Kortuppgifter anges direkt hos betaltjänstleverantören och lagras inte av oss;
• användnings- och tekniska uppgifter: IP-adress, webbläsar- och enhetstyp, besökta sidor, datum och tid för åtkomst samt inloggnings- och säkerhetsloggar;
• kommunikation: meddelanden som skickas via kontaktformuläret, chatt, supportärenden och samtal med den virtuella assistenten;
• marknadsföringsuppgifter: prenumeration på nyhetsbrev, kommunikationspreferenser, hänvisningskälla (affiliateprogrammet) och lämnade samtycken;
• uppgifter från offentliga källor om företag och deras kontaktpersoner, som används för B2B-prospektering (se avsnitt 9).

3. Varför vi behandlar uppgifter och på vilken rättslig grund

• tillhandahållande av Tjänsten, skapande och förvaltning av ditt konto, teknisk support — fullgörande av avtal (artikel 6.1 b i GDPR);
• fakturering, bokföring, skatteskyldighet och svar till myndigheter — rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c i GDPR);
• säkerhet i Tjänsten, förebyggande av bedrägerier och missbruk, åtkomstloggar — berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR);
• nyhetsbrev, kommersiella meddelanden till privatpersoner, cookies samt analys- och annonseringsteknik — samtycke (artikel 6.1 a i GDPR), som du när som helst kan återkalla;
• kommersiella meddelanden till företag och B2B-prospektering, produktförbättring — berättigat intresse (artikel 6.1 f i GDPR), med din rätt att invända;
• försvar av rättsliga anspråk — berättigat intresse.

4. Cookies och liknande tekniker

Vi använder cookies som är absolut nödvändiga (språk, marknad, session, plan som valts i kassan), vilka inte kräver samtycke. Inställnings-, analys- och marknadsföringscookies aktiveras först efter att du har godkänt dem i cookiebannern. Du kan ändra eller återkalla ditt val när som helst via länken ”Cookieinställningar” i sidfoten. Den fullständiga förteckningen, med namn, syfte och varaktighet, finns i cookiepolicyn.

5. Vilka vi delar uppgifter med (mottagare)

Uppgifter får endast nås av personal som behöver dem och av leverantörer som behandlar dem å vår räkning enligt avtal (personuppgiftsbiträden). Kategorier av leverantörer:

• hosting och infrastruktur: Hetzner (Europeiska unionen); leveransnätverk och skydd: Cloudflare;
• betalningshantering: Stripe, Netopia;
• transaktionella e-postmeddelanden, sms och aviseringar: leverantörer av e-post och sms;
• analys och annonsering (endast med ditt samtycke): Google, Meta, OpenAI;
• funktioner med artificiell intelligens: leverantörer av modeller (till exempel Anthropic, OpenAI), se avsnitt 11;
• onlinemöten i bokningsappen: Daily.co eller Jitsi;
• offentliga myndigheter, när lagen kräver det (till exempel skattemyndigheter vid elektronisk fakturering);
• Vi kan på begäran skicka dig den aktuella förteckningen över leverantörer och deras roll till [email protected].

6. Överföringar utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet

Vissa leverantörer (till exempel Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) kan behandla uppgifter utanför EES, i synnerhet i USA. Vi överför uppgifter endast med stöd av skyddsåtgärder enligt GDPR: antingen ett beslut om adekvat skyddsnivå (inklusive EU–USA:s ramverk för dataskydd för certifierade leverantörer) eller Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler. Du kan begära en kopia av tillämpliga skyddsåtgärder på [email protected].

7. Hur länge vi sparar uppgifter

Vi sparar uppgifter endast så länge som det är nödvändigt för det ändamål för vilket de samlades in:

• kontouppgifter: så länge kontot är aktivt och upp till 30 dagar efter att kontot har raderats eller prenumerationen avslutats;
• fakturor och bokföringsmaterial: 10 år, i enlighet med bokföringsreglerna;
• åtkomst- och säkerhetsloggar (inklusive IP-adresser): upp till 90 dagar; inloggningsuppgifter: upp till 12 månader;
• samtal med den virtuella assistenten och chatt: upp till 6 månader;
• kontaktmeddelanden och supportärenden: upp till 24 månader efter avslutning;
• nyhetsbrev och samtycken: tills samtycket återkallas, samt bevis för samtycket under preskriptionstiden;
• uppgifter för B2B-prospektering: upp till 12 månader utan svar, eller tills du invänder;
• krypterade säkerhetskopior skrivs över inom högst 12 månader.

8. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att: få tillgång till dina uppgifter; få felaktiga uppgifter rättade; begära radering (”rätten att bli glömd”); begränsa behandlingen; få ut dina uppgifter (dataportabilitet); invända mot behandling som grundas på berättigat intresse och mot direktmarknadsföring; återkalla ditt samtycke utan att det påverkar lagligheten av tidigare behandling; samt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling. Skicka din begäran till [email protected]; vi svarar inom en månad (för komplexa ärenden kan tiden förlängas med ytterligare två månader, med information till dig). Du kan redigera profiluppgifter och samtycken i din kontopanel. Vi kan be om bevis på din identitet för att skydda dina uppgifter.

9. B2B-prospektering och uppgifter från offentliga källor

För att kontakta företag som kan vara intresserade av våra tjänster använder vi uppgifter från offentliga källor om företag och deras kontaktpersoner (till exempel handelsregistret, skattemyndigheter, offentliga förteckningar, onlinekartor): företagsnamn, skatte-ID, adress, styrelseledamöter och yrkesmässiga kontaktuppgifter. Rättslig grund är vårt berättigade intresse; vi har bedömt det skriftligen (intresseavvägning) och kontaktar inte personer som har invänt.

Om du får ett meddelande från oss på detta sätt framgår det i det första meddelandet vilka vi är, från vilken källa vi fått dina uppgifter och hur du kan begära radering eller invända. Du kan när som helst invända på [email protected] eller via länken i meddelandet; vi lägger till din adress på en spärrlista som vi respekterar.

10. Uppgifter som våra kunder anger i applikationerna

När du använder en produkt i ekosystemet för din egen verksamhet (till exempel CRM, HR, fakturering, bokning, kliniker, mottagningar), behandlar du som personuppgiftsansvarig uppgifterna om de personer du anger i applikationen (dina kunder, anställda, patienter, elever). Vi agerar som personuppgiftsbiträde, endast enligt dina instruktioner och med ett personuppgiftsbiträdesavtal (artikel 28 i GDPR). Om du är en person vars uppgifter har angetts av en av våra kunder, vänd dig först till den kunden.

11. Funktioner med artificiell intelligens

Vissa funktioner (till exempel den virtuella assistenten, förslag eller sammanfattningar) skickar din text till leverantörer av modeller för artificiell intelligens, som behandlar uppgifterna endast för att returnera resultatet till oss. I den mån leverantörens avtal eller inställningar tillåter det, tillåter vi inte att leverantören använder ditt innehåll för att träna modeller, och vi fattar inte beslut med rättsverkan för dig enbart på automatiserad väg. Lämna inte uppgifter som inte behövs i dessa funktioner, särskilt inte känsliga uppgifter.

12. Informationssäkerhet

Vi tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder: krypterade anslutningar (HTTPS), hashning av lösenord, rollbaserad åtkomstkontroll, åtkomstloggar, kryptering av känsliga fält där det är relevant, krypterade säkerhetskopior och åtskillnad av miljöer. Om en personuppgiftsincident som berör dig inträffar anmäler vi den till tillsynsmyndigheten och, när lagen kräver det, till dig inom de lagstadgade tidsfristerna.

13. Minderåriga

Tjänsten riktar sig till personer med full rättshandlingsförmåga och är inte avsedd för barn under 16 år. Uppgifter om elever eller barn i utbildningsapplikationer anges av skolan eller vårdnadshavaren som personuppgiftsansvarig.

14. Ändringar av den här policyn

När policyn ändras väsentligt uppdaterar vi datumet för ikraftträdande och, om ändringen påverkar dig märkbart, informerar vi dig via e-post eller i Tjänsten.

15. Kontakt och klagomål

Frågor och begäran: [email protected] eller per post till Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Du har rätt att lämna klagomål till den rumänska nationella tillsynsmyndigheten för behandling av personuppgifter (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bukarest, www.dataprotection.ro, eller till tillsynsmyndigheten i det EU-land där du är bosatt.