Personvernerklæring

1. Hvem som er behandlingsansvarlig for opplysningene dine

Behandlingsansvarlig er Special Software Development SRL, skatte-ID 39594308, registrert i handelsregisteret under nr. J40/9725/2018, med registrert kontor på Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Postadresse: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

For spørsmål eller henvendelser om personopplysninger skriver du til [email protected]. Behandlingsansvarlig har foreløpig ikke utpekt et personvernombud (DPO); henvendelser behandles på samme adresse.

2. Hvilke opplysninger vi behandler

Vi behandler bare de opplysningene vi trenger til formålene nedenfor:

• kontoopplysninger: navn, e-postadresse, telefonnummer, selskap, adresse, passord (lagres kun som hash) og kontoinnstillinger;
• fakturerings- og betalingsopplysninger: fakturaopplysninger samt abonnements- og betalingshistorikk. Kortopplysninger legges inn direkte hos betalingsleverandøren, og vi lagrer dem ikke;
• bruks- og tekniske opplysninger: IP-adresse, nettleser- og enhetstype, besøkte sider, dato og klokkeslett for tilgang, samt innlogging- og sikkerhetslogger;
• kommunikasjon: meldinger sendt via kontaktskjemaet, chat, supportsaker og samtaler med den virtuelle assistenten;
• markedsføringsopplysninger: abonnement på nyhetsbrev, kommunikasjonsinnstillinger, henvisningskilde (partnerprogrammet) og samtykker som er gitt;
• opplysninger fra offentlige kilder om selskaper og deres kontaktpersoner, brukt til B2B-prospektering (se punkt 9).

3. Hvorfor vi behandler opplysninger, og på hvilket rettslig grunnlag

• levering av Tjenesten, opprettelse og administrasjon av kontoen din, teknisk støtte — oppfyllelse av avtale (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b);
• fakturering, regnskap, skatteforpliktelser og svar til myndigheter — rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 bokstav c);
• sikkerhet i Tjenesten, forebygging av svindel og misbruk, tilgangslogger — berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f);
• nyhetsbrev, kommersielle henvendelser til privatpersoner, informasjonskapsler og analyse- og annonseteknologi — samtykke (art. 6 nr. 1 bokstav a), som du når som helst kan trekke tilbake;
• kommersielle henvendelser til selskaper og B2B-prospektering, produktforbedring — berettiget interesse (art. 6 nr. 1 bokstav f), med din rett til å protestere;
• forsvar av rettskrav — berettiget interesse.

4. Informasjonskapsler og lignende teknologi

Vi bruker strengt nødvendige informasjonskapsler (språk, marked, økt, abonnement valgt i kassen), som ikke krever samtykke. Innstillings-, analyse- og markedsføringskapsler aktiveres først etter at du har samtykket i informasjonskapselbanneret. Du kan endre eller trekke tilbake valget ditt når som helst via lenken «Innstillinger for informasjonskapsler» i bunnteksten. Den fullstendige listen, med navn, formål og varighet, finnes i informasjonskapselerklæringen.

5. Hvem vi deler opplysninger med (mottakere)

Opplysningene er bare tilgjengelige for ansatte som trenger dem, og for leverandører som behandler dem på våre vegne etter avtale (databehandlere). Kategorier av leverandører:

• hosting og infrastruktur: Hetzner (Den europeiske union); leveransenettverk og beskyttelse: Cloudflare;
• betalingsbehandling: Stripe, Netopia;
• transaksjons-e-post, SMS og varsler: leverandører av e-post og SMS;
• analyse og annonsering (bare med ditt samtykke): Google, Meta, OpenAI;
• funksjoner med kunstig intelligens: leverandører av modeller (for eksempel Anthropic, OpenAI), se punkt 11;
• nettmøter i bookingapplikasjonen: Daily.co eller Jitsi;
• offentlige myndigheter, når loven krever det (for eksempel skattemyndighetene ved elektronisk fakturering);
• Vi kan på forespørsel sende deg den oppdaterte listen over leverandører og deres rolle til [email protected].

6. Overføringer utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS)

Noen leverandører (for eksempel Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) kan behandle opplysninger utenfor EØS, særlig i USA. Vi overfører opplysninger bare på grunnlag av garantiene i GDPR: enten en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå (herunder EU–USA-rammeverket for personvern for sertifiserte leverandører) eller Europakommisjonens standardavtaleklausuler. Du kan be om en kopi av de gjeldende garantiene på [email protected].

7. Hvor lenge vi oppbevarer opplysninger

Vi oppbevarer opplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for:

• kontoopplysninger: så lenge kontoen er aktiv, og inntil 30 dager etter at kontoen er slettet eller abonnementet er avsluttet;
• fakturaer og regnskapsmateriale: 10 år, i samsvar med regnskapsreglene;
• tilgangs- og sikkerhetslogger (inkludert IP-adresser): inntil 90 dager; autentiseringsopplysninger: inntil 12 måneder;
• samtaler med den virtuelle assistenten og chat: inntil 6 måneder;
• kontaktmeldinger og supportsaker: inntil 24 måneder etter avslutning;
• nyhetsbrev og samtykker: til samtykket trekkes tilbake, samt dokumentasjon av samtykket for foreldelsesfristen;
• B2B-prospekteringsopplysninger: inntil 12 måneder uten svar, eller til du protesterer;
• krypterte sikkerhetskopier overskrives innen høyst 12 måneder.

8. Dine rettigheter

Etter GDPR har du rett til å: få innsyn i opplysningene dine; få dem rettet; få dem slettet («retten til å bli glemt»); få behandlingen begrenset; få utlevert opplysningene dine (dataportabilitet); protestere mot behandling basert på berettiget interesse og mot direkte markedsføring; trekke tilbake samtykket uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før det; og ikke være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling. Send forespørselen din til [email protected]; vi svarer innen én måned (ved kompliserte forespørsler kan fristen forlenges med to måneder til, og vi informerer deg om det). Du kan endre profilopplysninger og samtykker i kontopanelet ditt. Vi kan be om bekreftelse på identiteten din for å beskytte opplysningene dine.

9. B2B-prospektering og opplysninger fra offentlige kilder

For å kontakte selskaper som kan være interessert i tjenestene våre, bruker vi opplysninger fra offentlige kilder om selskaper og deres kontaktpersoner (for eksempel handelsregisteret, skattemyndighetene, offentlige registre, nettkart): selskapsnavn, skatte-ID, adresse, styremedlemmer og profesjonelle kontaktopplysninger. Grunnlaget er vår berettigede interesse; vi har vurdert det skriftlig (interesseavveiing), og vi kontakter ikke personer som har protestert.

Hvis du får en melding fra oss på denne måten, forteller den første meldingen hvem vi er, hvilken kilde vi fikk opplysningene dine fra, og hvordan du kan be oss slette dem eller protestere. Du kan når som helst protestere på [email protected] eller via lenken i meldingen; vi legger adressen din på en sperreliste som vi respekterer.

10. Opplysninger kundene våre legger inn i applikasjonene

Når du bruker et produkt i økosystemet til egen virksomhet (for eksempel CRM, HR, fakturering, booking, klinikker, praksiser), behandler du som behandlingsansvarlig opplysningene om personene du legger inn i applikasjonen (kunder, ansatte, pasienter, elever). Vi opptrer som databehandler, bare etter dine instrukser og under en databehandleravtale (GDPR art. 28). Hvis du er en person hvis opplysninger er lagt inn av en av kundene våre, ta først kontakt med den kunden.

11. Funksjoner med kunstig intelligens

Noen funksjoner (for eksempel den virtuelle assistenten, forslag eller sammendrag) sender teksten din til leverandører av modeller for kunstig intelligens, som bare behandler opplysningene for å returnere resultatet til oss. Der leverandørens avtale eller innstillinger tillater det, tillater vi ikke at leverandøren bruker innholdet ditt til å trene modeller, og vi tar ikke avgjørelser med rettsvirkning for deg utelukkende ved automatiserte midler. Ikke legg inn opplysninger i disse funksjonene som ikke er nødvendige, særlig ikke sensitive opplysninger.

12. Informasjonssikkerhet

Vi bruker egnede tekniske og organisatoriske tiltak: krypterte forbindelser (HTTPS), hashing av passord, rollebasert tilgangsstyring, tilgangslogger, kryptering av sensitive felt der det er relevant, krypterte sikkerhetskopier og atskilte miljøer. Hvis et brudd på personopplysningssikkerheten som berører deg inntreffer, varsler vi tilsynsmyndigheten og, når loven krever det, deg innen de lovbestemte fristene.

13. Mindreårige

Tjenesten er beregnet på personer med full rettslig handleevne og er ikke rettet mot barn under 16 år. Opplysninger om elever eller barn i utdanningsapplikasjoner legges inn av skolen eller forelderen som behandlingsansvarlig.

14. Endringer i denne erklæringen

Når erklæringen endres vesentlig, oppdaterer vi dato for ikrafttredelse, og hvis endringen påvirker deg vesentlig, varsler vi deg per e-post eller i Tjenesten.

15. Kontakt og klager

Spørsmål og forespørsler: [email protected] eller per post til Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Du har rett til å klage til den rumenske nasjonale tilsynsmyndigheten for behandling av personopplysninger (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bucuresti, www.dataprotection.ro, eller til tilsynsmyndigheten i EU-landet der du bor.