Πολιτική Απορρήτου

1. Ποιος είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων σας

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η εταιρεία Special Software Development SRL, με ΑΦΜ 39594308, εγγεγραμμένη στο Εμπορικό Μητρώο με αριθμό J40/9725/2018, με καταστατική έδρα στη διεύθυνση Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Ταχυδρομική διεύθυνση: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Για κάθε ερώτηση ή αίτημα σχετικά με τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, γράψτε στη διεύθυνση [email protected]. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας δεν έχει ορίσει προς το παρόν υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (ΥΠΔ)· τα αιτήματα διεκπεραιώνονται στην ίδια διεύθυνση.

2. Ποια δεδομένα επεξεργαζόμαστε

Επεξεργαζόμαστε μόνο τα δεδομένα που είναι αναγκαία για τους σκοπούς που αναφέρονται παρακάτω:

• δεδομένα λογαριασμού: ονοματεπώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τηλέφωνο, εταιρεία, διεύθυνση, κωδικός πρόσβασης (αποθηκεύεται μόνο ως κατακερματισμένη τιμή) και ρυθμίσεις λογαριασμού·
• δεδομένα τιμολόγησης και πληρωμών: στοιχεία έκδοσης τιμολογίων, ιστορικό συνδρομών και πληρωμών. Τα στοιχεία της κάρτας εισάγονται απευθείας στον πάροχο πληρωμών και δεν αποθηκεύονται από εμάς·
• δεδομένα χρήσης και τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, τύπος προγράμματος περιήγησης και συσκευής, σελίδες που επισκεφθήκατε, ημερομηνία και ώρα πρόσβασης, αρχεία καταγραφής ταυτοποίησης και ασφάλειας·
• επικοινωνίες: μηνύματα που στέλνονται μέσω της φόρμας επικοινωνίας, της συνομιλίας (chat), των αιτημάτων υποστήριξης και των συνομιλιών με τον εικονικό βοηθό·
• δεδομένα μάρκετινγκ: εγγραφή στο ενημερωτικό δελτίο, προτιμήσεις επικοινωνίας, πηγή παραπομπής (πρόγραμμα συνεργατών) και συγκαταθέσεις που έχετε δώσει·
• δεδομένα από δημόσιες πηγές για εταιρείες και τα πρόσωπα επικοινωνίας τους, τα οποία χρησιμοποιούνται για την προσέγγιση B2B (βλ. ενότητα 9).

3. Γιατί επεξεργαζόμαστε δεδομένα και με ποια νομική βάση

• παροχή της Υπηρεσίας, δημιουργία και διαχείριση του λογαριασμού σας, τεχνική υποστήριξη — εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β) ΓΚΠΔ)·
• τιμολόγηση, λογιστική, φορολογικές υποχρεώσεις και απαντήσεις προς τις αρχές — νομική υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ))·
• ασφάλεια της Υπηρεσίας, πρόληψη απάτης και κατάχρησης, αρχεία καταγραφής πρόσβασης — έννομο συμφέρον (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ))·
• ενημερωτικό δελτίο, εμπορικές επικοινωνίες προς φυσικά πρόσωπα, cookies και τεχνολογίες στατιστικής ανάλυσης και διαφήμισης — συγκατάθεση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. α)), την οποία μπορείτε να ανακαλέσετε ανά πάσα στιγμή·
• εμπορικές επικοινωνίες προς εταιρείες και προσέγγιση B2B, βελτίωση του προϊόντος — έννομο συμφέρον (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ)), με την επιφύλαξη του δικαιώματος εναντίωσής σας·
• υπεράσπιση νομικών αξιώσεων — έννομο συμφέρον.

4. Cookies και παρόμοιες τεχνολογίες

Χρησιμοποιούμε απολύτως απαραίτητα cookies (γλώσσα, αγορά, συνεδρία, πλάνο που επιλέχθηκε κατά την ολοκλήρωση της παραγγελίας), τα οποία δεν απαιτούν συγκατάθεση. Τα cookies προτιμήσεων, στατιστικής ανάλυσης και μάρκετινγκ ενεργοποιούνται μόνο αφού δώσετε τη συγκατάθεσή σας στο πλαίσιο ενημέρωσης για τα cookies. Μπορείτε να αλλάξετε ή να ανακαλέσετε την επιλογή σας ανά πάσα στιγμή από τον σύνδεσμο «Ρυθμίσεις cookies» στο υποσέλιδο της σελίδας. Ο πλήρης κατάλογος, με ονόματα, σκοπό και διάρκεια, βρίσκεται στην Πολιτική Cookies.

5. Με ποιους κοινοποιούμε δεδομένα (αποδέκτες)

Πρόσβαση στα δεδομένα έχουν μόνο το προσωπικό που τη χρειάζεται και οι πάροχοι που τα επεξεργάζονται για λογαριασμό μας βάσει σύμβασης (εκτελούντες την επεξεργασία). Κατηγορίες παρόχων:

• φιλοξενία και υποδομή: Hetzner (Ευρωπαϊκή Ένωση)· δίκτυο διανομής και προστασία: Cloudflare·
• επεξεργασία πληρωμών: Stripe, Netopia·
• συναλλακτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, SMS και ειδοποιήσεις: πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και SMS·
• στατιστική ανάλυση και διαφήμιση (μόνο με τη συγκατάθεσή σας): Google, Meta, OpenAI·
• λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης: πάροχοι μοντέλων (για παράδειγμα Anthropic, OpenAI) — βλ. ενότητα 11·
• διαδικτυακές συναντήσεις στην εφαρμογή ραντεβού: Daily.co ή Jitsi·
• δημόσιες αρχές, όταν απαιτείται από τον νόμο (για παράδειγμα η φορολογική αρχή για τα ηλεκτρονικά τιμολόγια).
• Μπορούμε να σας στείλουμε, κατόπιν αιτήματος στη διεύθυνση [email protected], τον επικαιροποιημένο κατάλογο των παρόχων και τον ρόλο τους.

6. Διαβιβάσεις εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου

Ορισμένοι πάροχοι (για παράδειγμα Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός του ΕΟΧ, ιδίως στις Ηνωμένες Πολιτείες. Διαβιβάζουμε δεδομένα μόνο βάσει των εγγυήσεων που προβλέπει ο ΓΚΠΔ: απόφαση επάρκειας (συμπεριλαμβανομένου του Πλαισίου Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ για πιστοποιημένους παρόχους) ή τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Μπορείτε να ζητήσετε αντίγραφο των εφαρμοζόμενων εγγυήσεων στη διεύθυνση [email protected].

7. Για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα

Διατηρούμε τα δεδομένα μόνο για όσο διάστημα είναι αναγκαίο για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν:

• δεδομένα λογαριασμού: για όσο ο λογαριασμός είναι ενεργός και έως 30 ημέρες μετά τη διαγραφή ή τη λήξη της συνδρομής·
• τιμολόγια και λογιστικά αρχεία: 10 έτη, όπως απαιτεί η λογιστική νομοθεσία·
• αρχεία καταγραφής πρόσβασης και ασφάλειας (συμπεριλαμβανομένων των διευθύνσεων IP): έως 90 ημέρες· αρχεία ταυτοποίησης: έως 12 μήνες·
• συνομιλίες με τον εικονικό βοηθό και συνομιλίες chat: έως 6 μήνες·
• μηνύματα επικοινωνίας και αιτήματα υποστήριξης: έως 24 μήνες μετά το κλείσιμο·
• ενημερωτικό δελτίο και συγκαταθέσεις: έως την ανάκληση της συγκατάθεσης, ενώ η απόδειξη της συγκατάθεσης διατηρείται για τη διάρκεια της παραγραφής·
• δεδομένα προσέγγισης B2B: έως 12 μήνες χωρίς απάντηση ή μέχρι να εναντιωθείτε·
• τα κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας αντικαθίστανται το αργότερο εντός 12 μηνών.

8. Τα δικαιώματά σας

Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ έχετε δικαίωμα: πρόσβασης στα δεδομένα σας· διόρθωσης· διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη»)· περιορισμού της επεξεργασίας· φορητότητας των δεδομένων· εναντίωσης στην επεξεργασία που βασίζεται στο έννομο συμφέρον και στην απευθείας εμπορική προώθηση· ανάκλησης της συγκατάθεσης χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της προηγούμενης επεξεργασίας· και να μην υπόκεισθε σε απόφαση που λαμβάνεται αποκλειστικά βάσει αυτοματοποιημένης επεξεργασίας. Αποστείλετε το αίτημά σας στη διεύθυνση [email protected]· απαντούμε εντός ενός μηνός (με δυνατότητα παράτασης κατά δύο ακόμη μήνες το πολύ για σύνθετα αιτήματα, με ενημέρωσή σας). Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα δεδομένα προφίλ και τις συγκαταθέσεις σας από τον πίνακα του λογαριασμού σας. Ενδέχεται να ζητήσουμε απόδειξη ταυτότητας για την προστασία των δεδομένων σας.

9. Προσέγγιση B2B και δεδομένα από δημόσιες πηγές

Για να επικοινωνούμε με εταιρείες που ενδέχεται να ενδιαφέρονται για τις υπηρεσίες μας, χρησιμοποιούμε δεδομένα από δημόσιες πηγές για εταιρείες και τα πρόσωπα επικοινωνίας τους (για παράδειγμα το εμπορικό μητρώο, η φορολογική αρχή, δημόσιοι κατάλογοι, διαδικτυακοί χάρτες): επωνυμία εταιρείας, ΑΦΜ, διεύθυνση, διαχειριστές, επαγγελματικά στοιχεία επικοινωνίας. Η νομική βάση είναι το έννομο συμφέρον μας· το έχουμε αξιολογήσει εγγράφως (στάθμιση συμφερόντων) και δεν επικοινωνούμε με πρόσωπα που έχουν εναντιωθεί.

Εάν λάβετε μήνυμα από εμάς με αυτόν τον τρόπο, το πρώτο μήνυμα σάς ενημερώνει ποιοι είμαστε, από ποια πηγή λάβαμε τα δεδομένα σας και πώς μπορείτε να ζητήσετε τη διαγραφή τους ή να εναντιωθείτε. Μπορείτε να εναντιωθείτε ανά πάσα στιγμή στη διεύθυνση [email protected] ή μέσω του συνδέσμου στο μήνυμα· προσθέτουμε τη διεύθυνσή σας σε κατάλογο αποκλεισμού, τον οποίο τηρούμε.

10. Δεδομένα που εισάγουν οι πελάτες μας στις εφαρμογές

Όταν χρησιμοποιείτε ένα προϊόν του οικοσυστήματος για τη δική σας επιχείρηση (για παράδειγμα CRM, HR, τιμολόγηση, ραντεβού, κλινικές, ιατρεία), τα δεδομένα των προσώπων που εισάγετε στην εφαρμογή (πελάτες, εργαζόμενοι, ασθενείς, μαθητές σας) επεξεργάζονται από εσάς ως υπεύθυνο επεξεργασίας. Εμείς ενεργούμε ως εκτελών την επεξεργασία, μόνο βάσει των οδηγιών σας και δυνάμει σύμβασης επεξεργασίας δεδομένων (άρθρο 28 ΓΚΠΔ). Εάν είστε πρόσωπο του οποίου τα δεδομένα έχουν εισαχθεί από κάποιον πελάτη μας, επικοινωνήστε πρώτα με τον συγκεκριμένο πελάτη.

11. Λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης

Ορισμένες λειτουργίες (για παράδειγμα ο εικονικός βοηθός, οι προτάσεις ή οι περιλήψεις) αποστέλλουν το κείμενό σας σε παρόχους μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης, οι οποίοι επεξεργάζονται τα δεδομένα αποκλειστικά για να μας επιστρέψουν το αποτέλεσμα. Όπου το επιτρέπουν η σύμβαση ή οι ρυθμίσεις του παρόχου, δεν επιτρέπουμε στον πάροχο να χρησιμοποιεί το περιεχόμενό σας για την εκπαίδευση μοντέλων, και δεν λαμβάνουμε αποφάσεις που παράγουν έννομα αποτελέσματα για εσάς με αποκλειστικά αυτοματοποιημένα μέσα. Μην εισάγετε σε αυτές τις λειτουργίες δεδομένα που δεν είναι αναγκαία, ιδίως ευαίσθητα δεδομένα.

12. Ασφάλεια των δεδομένων

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα: κρυπτογραφημένες συνδέσεις (HTTPS), κατακερματισμό κωδικών πρόσβασης, έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων, αρχεία καταγραφής πρόσβασης, κρυπτογράφηση ευαίσθητων πεδίων όπου χρειάζεται, κρυπτογραφημένα αντίγραφα ασφαλείας και διαχωρισμό των περιβαλλόντων. Εάν σημειωθεί παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορά, ενημερώνουμε την αρχή και, όταν το απαιτεί ο νόμος, εσάς, εντός των νόμιμων προθεσμιών.

13. Ανήλικοι

Η Υπηρεσία απευθύνεται σε πρόσωπα με πλήρη δικαιοπρακτική ικανότητα και δεν απευθύνεται σε παιδιά κάτω των 16 ετών. Τα δεδομένα μαθητών ή παιδιών στις εκπαιδευτικές εφαρμογές εισάγονται από το σχολείο ή τον γονέα ως υπεύθυνο επεξεργασίας.

14. Αλλαγές στην παρούσα πολιτική

Όταν η πολιτική τροποποιείται ουσιωδώς, επικαιροποιούμε την ημερομηνία έναρξης ισχύος και, εάν η αλλαγή σας επηρεάζει σημαντικά, σας ενημερώνουμε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στην Υπηρεσία.

15. Επικοινωνία και καταγγελίες

Για ερωτήσεις ή αιτήματα: [email protected] ή ταχυδρομικά στη διεύθυνση Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Εθνική Εποπτική Αρχή Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα της Ρουμανίας (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Βουκουρέστι, www.dataprotection.ro, ή στην αρχή της χώρας κατοικίας σας στην ΕΕ.