Privatlivspolitik

1. Hvem der er dataansvarlig for dine oplysninger

Dataansvarlig er Special Software Development SRL, skatte-ID 39594308, registreret i handelsregistret under nr. J40/9725/2018, med hjemsted på Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Postadresse: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Ved spørgsmål eller anmodninger om personoplysninger skriver du til [email protected]. Den dataansvarlige har på nuværende tidspunkt ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO); henvendelser behandles på samme adresse.

2. Hvilke oplysninger vi behandler

Vi behandler kun de oplysninger, som vi har brug for til nedenstående formål:

• kontooplysninger: navn, e-mailadresse, telefon, virksomhed, adresse, adgangskode (opbevares kun som hash) og kontoindstillinger;
• fakturerings- og betalingsoplysninger: faktureringsoplysninger samt abonnements- og betalingshistorik. Kortoplysninger indtastes direkte hos betalingsudbyderen, og vi gemmer dem ikke;
• brugs- og tekniske oplysninger: IP-adresse, browser- og enhedstype, besøgte sider, dato og klokkeslæt for adgang samt log for login og sikkerhed;
• kommunikation: beskeder sendt via kontaktformularen, chat, supportsager og samtaler med den virtuelle assistent;
• markedsføringsoplysninger: tilmelding til nyhedsbrev, kommunikationspræferencer, henvisningskilde (partnerprogrammet) og afgivne samtykker;
• oplysninger fra offentlige kilder om virksomheder og deres kontaktpersoner, som bruges til B2B-prospektering (se afsnit 9).

3. Hvorfor vi behandler oplysninger, og på hvilket retsgrundlag

• levering af Tjenesten, oprettelse og administration af din konto, teknisk support — opfyldelse af en kontrakt (art. 6, stk. 1, litra b, i GDPR);
• fakturering, bogføring, skatteforpligtelser og svar til myndigheder — retlig forpligtelse (art. 6, stk. 1, litra c);
• sikkerhed i Tjenesten, forebyggelse af svindel og misbrug, adgangslogs — legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f);
• nyhedsbrev, kommercielle beskeder til privatpersoner, cookies samt analyse- og reklameteknologier — samtykke (art. 6, stk. 1, litra a), som du til enhver tid kan trække tilbage;
• kommercielle beskeder til virksomheder og B2B-prospektering, produktforbedring — legitim interesse (art. 6, stk. 1, litra f), med din ret til at gøre indsigelse;
• forsvar af retskrav — legitim interesse.

4. Cookies og lignende teknologier

Vi bruger strengt nødvendige cookies (sprog, marked, session, abonnement valgt i kassen), som ikke kræver samtykke. Præference-, analyse- og marketingcookies aktiveres først, når du har givet samtykke i cookiebanneret. Du kan ændre eller trække dit valg tilbage til enhver tid via linket ”Cookieindstillinger” i sidefoden. Den fulde liste med navne, formål og varighed findes i cookiepolitikken.

5. Hvem vi deler oplysninger med (modtagere)

Oplysninger tilgås kun af medarbejdere, der har brug for dem, og af udbydere, som behandler dem på vores vegne i henhold til kontrakt (databehandlere). Kategorier af udbydere:

• hosting og infrastruktur: Hetzner (Den Europæiske Union); leveringsnetværk og beskyttelse: Cloudflare;
• betalingsbehandling: Stripe, Netopia;
• transaktionelle e-mails, sms og notifikationer: udbydere af e-mail og sms;
• analyse og reklame (kun med dit samtykke): Google, Meta, OpenAI;
• funktioner med kunstig intelligens: modeludbydere (for eksempel Anthropic, OpenAI) — se afsnit 11;
• onlinemøder i bookingapplikationen: Daily.co eller Jitsi;
• offentlige myndigheder, hvor loven kræver det (for eksempel skattemyndigheder i forbindelse med elektronisk fakturering);
• Vi kan efter anmodning sende dig den opdaterede liste over udbydere og deres rolle på [email protected].

6. Overførsler uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde

Nogle udbydere (for eksempel Cloudflare, Stripe, Google, Meta, OpenAI, Anthropic) kan behandle oplysninger uden for EØS, navnlig i USA. Vi overfører kun oplysninger på grundlag af de garantier, som GDPR giver: enten en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau (herunder EU-USA's databeskyttelsesramme for certificerede udbydere) eller Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Du kan anmode om en kopi af de gældende garantier på [email protected].

7. Hvor længe vi opbevarer oplysninger

Vi opbevarer kun oplysninger, så længe det er nødvendigt til det formål, de blev indsamlet til:

• kontooplysninger: så længe kontoen er aktiv og op til 30 dage efter sletning af kontoen eller ophør af abonnementet;
• fakturaer og bogføringsmateriale: 10 år, som krævet af bogføringsreglerne;
• adgangs- og sikkerhedslogs (herunder IP-adresser): op til 90 dage; login-oplysninger: op til 12 måneder;
• samtaler med den virtuelle assistent og chat: op til 6 måneder;
• kontaktbeskeder og supportsager: op til 24 måneder efter lukning;
• nyhedsbrev og samtykker: indtil samtykket trækkes tilbage, samt dokumentation for samtykket i forældelsesfristen;
• B2B-prospekteringsoplysninger: op til 12 måneder uden svar, eller indtil du gør indsigelse;
• krypterede sikkerhedskopier overskrives senest inden for 12 måneder.

8. Dine rettigheder

I henhold til GDPR har du ret til at: få indsigt i dine oplysninger; få dem berigtiget; få dem slettet (”retten til at blive glemt”); få behandlingen begrænset; få udleveret dine oplysninger (dataportabilitet); gøre indsigelse mod behandling baseret på legitim interesse og mod direkte markedsføring; trække samtykket tilbage uden at det påvirker lovligheden af tidligere behandling; og ikke være genstand for en afgørelse, der udelukkende træffes på grundlag af automatisk behandling. Send din anmodning til [email protected]; vi svarer inden for en måned (ved komplekse anmodninger kan fristen forlænges med yderligere to måneder, med meddelelse til dig). Du kan redigere profiloplysninger og samtykker i din kontopanel. Vi kan bede om bevis for din identitet for at beskytte dine oplysninger.

9. B2B-prospektering og oplysninger fra offentlige kilder

For at kontakte virksomheder, der kan være interesserede i vores tjenester, bruger vi oplysninger fra offentlige kilder om virksomheder og deres kontaktpersoner (for eksempel handelsregistret, skattemyndighederne, offentlige fortegnelser, onlinekort): virksomhedsnavn, skatte-ID, adresse, direktører og faglige kontaktoplysninger. Grundlaget er vores legitime interesse; vi har vurderet den skriftligt (interesseafvejning), og vi kontakter ikke personer, der har gjort indsigelse.

Hvis du modtager en besked fra os på denne måde, fortæller den første besked dig, hvem vi er, hvilken kilde vi har fået dine oplysninger fra, og hvordan du kan bede os slette dem eller gøre indsigelse. Du kan til enhver tid gøre indsigelse på [email protected] eller via linket i beskeden; vi tilføjer din adresse til en spærreliste, som vi respekterer.

10. Oplysninger, vores kunder indtaster i applikationerne

Når du bruger et produkt fra økosystemet til din egen virksomhed (for eksempel CRM, HR, fakturering, booking, klinikker, praksis), behandler du som dataansvarlig de oplysninger om de personer, du indtaster i applikationen (dine kunder, medarbejdere, patienter, elever). Vi optræder som databehandler, udelukkende efter dine instrukser og under en databehandleraftale (art. 28 i GDPR). Hvis du er en person, hvis oplysninger er indtastet af en af vores kunder, bedes du først kontakte den kunde.

11. Funktioner med kunstig intelligens

Nogle funktioner (for eksempel den virtuelle assistent, forslag eller resuméer) sender din tekst til udbydere af modeller med kunstig intelligens, som kun behandler oplysningerne for at returnere resultatet til os. Hvor udbyderens kontrakt eller indstillinger tillader det, tillader vi ikke, at udbyderen bruger dit indhold til at træne modeller, og vi træffer ikke afgørelser med retsvirkning over for dig udelukkende ved automatiske midler. Indtast ikke oplysninger, der ikke er nødvendige, navnlig ikke følsomme oplysninger, i disse funktioner.

12. Datasikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger: krypterede forbindelser (HTTPS), hashing af adgangskoder, rollebaseret adgangsstyring, adgangslogs, kryptering af følsomme felter, hvor det er relevant, krypterede sikkerhedskopier og adskillelse af miljøer. Hvis der sker et brud på persondatasikkerheden, som berører dig, anmelder vi det til tilsynsmyndigheden og, når loven kræver det, til dig inden for de lovbestemte frister.

13. Mindreårige

Tjenesten er beregnet til personer med fuld retsevne og er ikke rettet mod børn under 16 år. Oplysninger om elever eller børn i uddannelsesapplikationer indtastes af skolen eller forælderen som dataansvarlig.

14. Ændringer i denne politik

Når politikken ændres væsentligt, opdaterer vi ikrafttrædelsesdatoen, og hvis ændringen har betydelig indvirkning på dig, underretter vi dig via e-mail eller i Tjenesten.

15. Kontakt og klager

Spørgsmål og anmodninger: [email protected] eller pr. post til Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Du har ret til at klage til den rumænske nationale tilsynsmyndighed for behandling af personoplysninger (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bukarest, www.dataprotection.ro, eller til tilsynsmyndigheden i det EU-land, hvor du har bopæl.