Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo je správcem vašich údajů

Správcem je společnost Special Software Development SRL, daňové identifikační číslo 39594308, zapsaná v obchodním rejstříku pod č. J40/9725/2018, se sídlem Aleea Slt. Adrian Cârstea nr. 70, bl. 35, sc. 1, et. 8, ap. 34, Sector 3, București, România. Korespondenční adresa: Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România.

Se všemi dotazy nebo žádostmi týkajícími se osobních údajů se obraťte na [email protected]. Správce v tuto chvíli nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO); žádosti se vyřizují na stejné adrese.

2. Jaké údaje zpracováváme

Zpracováváme pouze údaje, které potřebujeme pro níže uvedené účely:

• údaje o účtu: jméno, e-mailová adresa, telefon, společnost, adresa, heslo (uložené pouze jako hash) a nastavení účtu;
• fakturační a platební údaje: fakturační údaje, historie předplatného a plateb. Údaje o platební kartě zadáváte přímo u poskytovatele platební služby a my je neukládáme;
• údaje o používání a technické údaje: IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, navštívené stránky, datum a čas přístupu, záznamy o ověření a zabezpečení;
• komunikace: zprávy odeslané přes kontaktní formulář, chat a podpůrné požadavky (tikety);
• marketingové údaje: přihlášení k newsletteru, předvolby komunikace, zdroj doporučení (partnerský program) a udělené souhlasy;
• údaje z veřejných zdrojů o společnostech a jejich kontaktních osobách, používané pro B2B oslovování (viz oddíl 9).

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

• poskytování Služby, vytvoření a správa vašeho účtu, technická podpora — plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR);
• fakturace, účetnictví, daňové povinnosti a odpovědi orgánům — zákonná povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
• bezpečnost Služby, prevence podvodů a zneužití, přístupové záznamy — oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR);
• newsletter, obchodní sdělení fyzickým osobám, cookies a analytické a reklamní technologie — souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), který můžete kdykoli odvolat;
• obchodní sdělení společnostem a B2B oslovování, zlepšování produktu — oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), s vaším právem vznést námitku;
• obhajoba právních nároků — oprávněný zájem.

4. Cookies a podobné technologie

Používáme technicky nezbytné cookies (jazyk, trh, relace, plán zvolený při objednávce), pro které souhlas nevyžadujeme. Cookies pro předvolby, analytiku a marketing se aktivují až po udělení souhlasu v liště pro cookies. Svou volbu můžete kdykoli změnit nebo odvolat přes odkaz „Nastavení cookies“ v patičce stránky. Úplný seznam s názvy, účelem a dobou platnosti je v Zásadách cookies.

5. Komu údaje předáváme (příjemci)

K údajům mají přístup pouze zaměstnanci, kteří je potřebují, a poskytovatelé, kteří je zpracovávají za nás na základě smlouvy (zpracovatelé). Kategorie poskytovatelů:

• hosting a infrastruktura: Hetzner (Evropská unie); síť pro doručování obsahu a ochrana: Cloudflare;
• zpracování plateb: Stripe, Netopia;
• transakční e-maily (například e-maily k účtu): poskytovatelé e-mailových služeb;
• analytika a reklama (pouze s vaším souhlasem): Google, Meta;
• funkce umělé inteligence: v současnosti nejsou ve Službě zapojeny a údaje se poskytovatelům modelů umělé inteligence nepředávají (viz oddíl 11);
• online schůzky v aplikaci pro rezervace termínů: Daily.co nebo Jitsi;
• veřejné orgány, pokud to vyžaduje zákon (například daňové úřady);
• aktuální seznam poskytovatelů a jejich role vám na požádání zašleme na [email protected].

6. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé (například Cloudflare, Stripe, Google, Meta) mohou zpracovávat údaje mimo EHP, zejména ve Spojených státech. Údaje předáváme pouze na základě záruk podle GDPR: rozhodnutí o adekvátní ochraně (včetně rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů pro certifikované poskytovatele) nebo standardních smluvních doložek Evropské komise. Kopii příslušných záruk si můžete vyžádat na [email protected].

7. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme jen po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly shromážděny:

• údaje o účtu: po dobu aktivního účtu a až 30 dní po smazání účtu nebo ukončení předplatného;
• faktury a účetní záznamy: 10 let, jak vyžaduje účetní právo;
• přístupové a bezpečnostní záznamy (včetně IP adres): až 90 dní; záznamy o ověření: až 12 měsíců;
• konverzace v chatu: až 6 měsíců;
• kontaktní zprávy a podpůrné tikety: až 24 měsíců po jejich uzavření;
• newsletter a souhlasy: do odvolání souhlasu a důkaz o souhlasu po dobu promlčecí lhůty;
• údaje pro B2B oslovování: až 12 měsíců bez odpovědi, nebo do vznesení námitky;
• zašifrované záložní kopie se přepisují nejpozději do 12 měsíců.

8. Vaše práva

Podle GDPR máte právo: na přístup k údajům; na opravu; na výmaz („právo být zapomenut“); na omezení zpracování; na přenositelnost údajů; vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu a proti přímému marketingu; odvolat souhlas, aniž je dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním; a nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování. Žádost zašlete na [email protected]; odpovídáme do jednoho měsíce (u složitých žádostí lze lhůtu prodloužit o dva další měsíce, o čemž vás budeme informovat). Údaje profilu a souhlasy můžete upravit ve svém účtu. K ochraně vašich údajů můžeme požádat o ověření totožnosti.

9. B2B oslovování a údaje z veřejných zdrojů

Abychom mohli kontaktovat společnosti, které by mohly mít zájem o naše služby, používáme údaje z veřejných zdrojů o společnostech a jejich kontaktních osobách (například obchodní rejstřík, daňovou správu, veřejné seznamy, online mapy): název společnosti, daňové identifikační číslo, adresu, jednatele, profesní kontaktní údaje. Právním základem je náš oprávněný zájem; posoudili jsme jej písemně (test vyvážení) a nekontaktujeme osoby, které vznesly námitku.

Pokud od nás takovou zprávu obdržíte, první zpráva vám sdělí, kdo jsme, z jakého zdroje jsme vaše údaje získali a jak nás můžete požádat o výmaz nebo vznést námitku. Námitku můžete kdykoli vznést na [email protected] nebo přes odkaz ve zprávě; vaši adresu zařadíme do seznamu vyloučených adres, který respektujeme.

10. Údaje, které naši zákazníci vkládají do aplikací

Když používáte produkt ekosystému pro vlastní podnikání (například CRM, HR, fakturaci, rezervace termínů, kliniky, praxe), údaje osob, které do aplikace vložíte (vaši zákazníci, zaměstnanci, pacienti, studenti), zpracováváte vy jako správce. My jednáme jako zpracovatel, pouze na vaše pokyny a na základě smlouvy o zpracování údajů (čl. 28 GDPR). Pokud jste osobou, jejíž údaje vložil některý z našich zákazníků, obraťte se nejprve na tohoto zákazníka.

11. Funkce umělé inteligence

Služba v tuto chvíli neobsahuje funkce umělé inteligence. Vaše osobní údaje se poskytovatelům modelů umělé inteligence v současnosti nepředávají. Nepřijímáme vůči vám rozhodnutí s právními účinky výhradně automatizovanými prostředky. Pokud takové funkce zavedeme, aktualizujeme tyto zásady dříve, než začnou zpracovávat vaše údaje. Do Služby vkládejte pouze údaje, které jsou k jejímu účelu potřebné, a zvláště se vyhněte citlivým údajům.

12. Zabezpečení údajů

Uplatňujeme vhodná technická a organizační opatření: šifrovaná spojení (HTTPS), hašování hesel, řízení přístupu podle rolí, přístupové záznamy, šifrování citlivých polí tam, kde je to vhodné, šifrované zálohy a oddělení prostředí. Pokud dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, které se vás týká, oznámíme jej úřadu a tam, kde to vyžaduje zákon, také vám, a to v zákonných lhůtách.

13. Nezletilí

Služba je určena osobám plně způsobilým k právním úkonům a není zaměřena na děti do 16 let. Údaje studentů nebo dětí v aplikacích pro vzdělávání vkládá jako správce škola nebo rodič.

14. Změny těchto zásad

Pokud se zásady podstatně změní, aktualizujeme datum účinnosti a pokud se změna výrazně dotkne vás, informujeme vás e-mailem nebo přímo ve Službě.

15. Kontakt a stížnosti

S dotazy nebo žádostmi se obracejte na [email protected] nebo poštou na adresu Aleea Adrian Cârstea nr. 70, București, România. Máte právo podat stížnost u rumunského Národního dozorového orgánu pro zpracování osobních údajů (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, Bukurešť, www.dataprotection.ro, nebo u orgánu v zemi EU, kde máte bydliště.